保有個人データの開示等に関する諸手続きについて

1. 開示等請求の手続きに必要な書類について

次の〔1〕保有個人データ開示等請求書をダウンロードしていただき、所定の事項をご記入の上、〔2〕本人確認のための書類を同封し、上記受付窓口宛にご郵送ください。

本人確認のための書類

1. 住民票（外国籍の方は外国人登録原票記載事項証明書）　1通
2. 公的機関が発行した氏名・住所の記載のある本人確認書類のコピー　いずれか1点
   （例：運転免許証、健康保険証、パスポート、在留カード、個人番号カード（個人番号の記載された面は送付しない）等）

※ a. b. 両方が必要です。

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2. 代理人によるご請求について

開示等請求をされる方が、未成年者または成年後見人の法定代理人、あるいは開示等請求の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合には、前項の書類に加え、下記 1） または 2） の書類を同封ください。
なお、戸籍謄本、登記事項証明書、住民票、印鑑証明書は発行されてから3ヵ月以内のものに限ります。

1） 法定代理人の場合

（1） 法定代理権を証するための書類

• 未成年者の場合・・戸籍謄本　1通
• 成年被後見人の場合・・登記事項証明書　1通（東京法務局後見登録課にお問い合わせください。）

（2） 法定代理人ご本人である確認のための書類

1. 住民票（外国籍の方は外国人登録原票記載事項証明書）　1通
2. 公的機関が発行した氏名・住所の記載のある本人確認書類のコピー　いずれか1点
   （例：運転免許証、健康保険証、パスポート、在留カード、個人番号カード（個人番号の記載された面は送付しない）等）

※ a. b. 両方が必要です。
※ 未成年者及び法定代理人が外国籍の場合は上記（1）の戸籍謄本、（2)の住民票に代えて未成年者及び法定代理人の外国人登録原票記載事項証明書各1通が必要です。

2） 委任による代理人の場合

次の（1）から（3）の書類をご用意ください。

• （1） 委任状（ご本人が署名し実印で捺印したもの）　1通
• （2） ご本人の印鑑証明書　１通（委任状作成に使用した印鑑の印鑑証明書）
• （3） 代理人の本人確認の書類
  1. 任意代理人自身の住民票　1通
  2. 公的機関が発行した氏名・住所の記載のある本人確認書類のコピー　いずれか1点
     （例：運転免許証、健康保険証、パスポート、在留カード、個人番号カード（個人番号の記載された面は送付しない）等）

※ a. b. 両方が必要です。

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3. 手数料およびその納付方法

（1） 手数料　1回　1,200円

郵送料 624円 （内訳： 定形84円、書留435円、本人限定受取郵便105円）が必要です。（2019年10月1日現在）

※上記郵送料は国内郵便の場合の費用です。国外への郵送の場合は、実費をご負担いただきます。

（2） 手数料のお支払方法

上記（1）の手数料等は、1,200円分の郵便定額小為替（手数料相当）および624円分の切手（郵送料（国内郵便の場合）相当）を申請書類に同封してください。

※郵便局にお支払いいただく手数料は申請者のご負担となります。また、郵便定額小為替は無記名でお願いします。
※訂正、利用の停止のご請求については、手数料・郵送料の同封は不要です。

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4. 開示等請求に対する回答の方法

開示等請求に対する回答の方法は書面により行い、ご本人の住民票記載の住所に本人限定受取郵便にて郵送いたします。

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5. 開示等請求の手続きに際して取得した個人情報の取り扱い等について

開示等請求の手続きに際してご提供いただきました個人情報は、本人確認、代理権確認、保有個人データとの照合、本人または申請者（代理人）との連絡等の開示等請求の手続き、開示等請求の手続きの見直し・改善、顧客サービスの向上、社員教育、紛争時の対応等に必要な範囲で利用いたします。

なお、申請書類は返却いたしません。開示等請求の受付窓口であるサンフロンティア不動産株式会社総務部にて適切に保管し、開示等請求に対する回答が終了してから3年経過後、適切な方法で廃棄させていただきます。

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6. 「保有個人データ」の非開示について

以下のような場合においては、全部または一部を非開示とさせていただきます。なお、非開示の場合につきましても、所定の手数料をいただきます。

• 保有個人データ開示等請求書に記載されている住所と本人確認のための書類に記載されている住所が一致しないときなど、ご本人を確認できない場合
• 代理人によるご請求の場合に代理権が確認できない場合
• ご請求にかかる情報が「保有個人データ」に存在しない場合など、対象となる個人データを保有していない、またご請求内容が一致しない場合
• 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれのある場合
• 当社グループの業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす場合
• 法令に違反することとなる場合

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7. 注意事項

• （1） 所定の申請書類に不備がある場合は開示できない場合があります。
• （2） 代理人による申請の場合、代理権の確認のため本人に連絡させていただく場合があります。
• （3） 開示等請求に伴う手数料等の支払いがない場合は開示できません。また、上記以外のお支払方法は受け付けられません。
• （4） 受付窓口が、開示等請求にかかる申請書類等を不備なく受領してから、原則として14営業日以内に回答書を送付いたします。なお、窓口の混雑、保有個人データの保管状況によっては、回答が遅延する場合がありますので、その場合には、その旨ご連絡させていただきます。
• （5） 当社グループ各社が取得した個人情報は、データベース化するための処理に時間がかかる場合がありますので、開示等請求に対する回答書に直近のデータは記載されない場合があります。
• （6） 開示等請求に対する回答の方法は書面の郵送のみとさせていただき、原則本人を受取人として住民票に記載の住所に本人限定受取郵便で郵送します。(委任による代理人が申請者の場合でも開示対象者本人を受取人として住民票に記載の住所に郵送します。法定代理人が申請者の場合は法定代理人を受取人として住民票に記載の住所に郵送します。）封筒には受取人の電話番号を記載します。郵便物の受取に際しましては郵便局から受取人宛に連絡等があり、本人確認の上受取人の住所または郵便局で郵便物を受け取ることができます。なお、受付窓口において、回答書を直接受け取ることはできません。